GDPR – Wolontariusze / Volunteers

GDPR INFORMATION – RECRUITMENT AND PERSONNEL MANAGEMENT – OM IN POLAND
[SCROLL DOWN FOR POLISH]

In connection with the entry into force of the Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of personal data of individuals, we inform you that personal data contained in forms and contracts concerning volunteers and missionaries of the Association Operation Mobilisation in Poland are legally protected:

I PERSONAL DATA ADMINISTRATOR

The administrator of your personal data is the Association Operation Mobilisation in Poland (in short: OM in Poland), based in Warsaw (01-161), Obozowa 20/234, website: ompolska.org

You can contact OM in Poland as follows: e-mail address: info.pl@ompolska.org
correspondence address: Obozowa 20/234, 01-161 Warsaw
contact phone: (+48) 692942049

We have also appointed a Data Protection Officer at OM in Poland, who can be contacted as follows:
e-mail address: info.pl@ompolska.org

II PURPOSES AND BASIS OF DATA PROCESSING

OM in Poland processes the following categories of your personal data:
– identifying data (e.g. name, surname, date of birth),
– contact data (e.g. mailing address),
– data concerning education, previous employment and experience in non-governmental organizations
– other data directly related to the preparation or suitability to perform specific statutory tasks in the Association or other foreign entities Operation Mobilisation, with which OM in Poland directly cooperates, including data treated by us as confidential, e.g. concerning health condition.

Providing data is voluntary, but necessary to carry out volunteer or missionary service through OM in Poland. The Association may process other personal data, in particular your image, if you voluntarily provide it to OM in Poland.

OM in Poland processes your personal data for the following purposes:

  • in order to carry out recruitment for volunteering and missionary service (legal basis: Article 6(1)(a) RODO),
  • for the purpose of concluding a contract and carrying out volunteering, as well as for the purpose of carrying out overseas missionary work (legal basis: Article 6(1)(b) of the DPA),
  • if you have given your consent, in order for OM in Poland to conduct future recruitment (legal basis: Article 6(1)(a) RODO);
  • in order to assert and defend possible claims related to the recruitment process (legal basis: Article 6(1)(f) RODO);
  • internal administrative purposes of OM in Poland, including personnel management, statistics and internal reporting of OM in Poland (legal basis: Article 6(1)(f) RODO);
  • the continuous and uninterrupted operation of OM in Poland by ensuring the integrity of archived/backup/failover copies (legal basis: Article 6(1)(f) of the RODO).

III RECIPIENTS OF PERSONAL DATA

In connection with the processing of data for the above purposes, your personal data may be shared with:

  • other Operation Mobilisation entities outside the country;
  • entities that process your personal data on behalf of OM in Poland on the basis of a contract concluded with OM in Poland for the entrustment of personal data processing (so-called processors);
  • employees of OM in Poland; subject to appropriate protection of confidential data (Cat. 4).

IV DATA RETENTION PERIOD

Your personal data shall be processed for the period necessary to realize the purposes of processing indicated in point 2, i.e:

in the scope of the recruitment process / preparation for a mission trip, in connection with which your personal data are processed, for a period until the end of the recruitment process not resulting in the conclusion of a contract with you, and after that time for the investigation of possible claims – until the expiry of the limitation period specified in the provisions of the Civil Code; where processing is based on your consent to data processing, until withdrawal of your consent;in terms of pursuing the legitimate interests of OM in Poland for the internal administrative purposes of OM in Poland and the continuous and uninterrupted conduct of OM’s business in Poland, for as long as the legitimate interests of OM in Poland forming the basis of such processing are fulfilled, or until you raise an objection to such processing.

V RIGHTS IN RELATION TO DATA PROCESSING

In connection with the processing of your personal data by OM in Poland, you have the following rights:

  • The right of access to the content of your data (Article 15 RODO)
  • Right to rectification (Article 16 of RODO)
  • Right to erasure of data (Article 17 RODO)
  • Right to restrict processing (Article 18 RODO)
  • Right to object to the processing (Article 21 RODO)
  • Right to data portability (Article 20 RODO)
  • Right to withdraw consent (Article 7(3) RODO)

VI HOW TO EXERCISE YOUR RIGHTS

You are entitled to notify the exercise of your rights referred to in Section V by contacting the Association as follows:
e-mail address: info.pl@ompolska.org
correspondence address: Obozowa 20/234, 01-161 Warsaw

COMPLAINT TO THE SUPERVISORY AUTHORITY

If you believe that the processing of your personal data by OM in Poland violates the provisions of RODO, you have the right to lodge a complaint to the supervisory authority, i.e. the President of the Office for Personal Data Protection.

INFORMACJA RODO REKRUTACJA I ZARZĄDZANIE PERSONELEM – OM W POLSCE

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych osób fizycznych, informujemy, że dane osobowe zawarte w formularzach i umowach dotyczących wolontariuszy i misjonarzy Stowarzyszenia Operation Mobilisation w Polsce są prawnie chronione:

I ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Operation Mobilisation w Polsce (w skrócie: OM w Polsce), z siedzibą w Warszawie (01-161), ul. Obozowa 20/234, strona internetowa: ompolska.org

Z OM w Polsce Pani/Pan skontaktować w następujący sposób:

  1. adres e-mail: info.pl@ompolska.org
  2. adres korespondencyjny: Obozowa 20/234, 01-161 Warszawa
  3. telefon kontaktowy: (+48) 692942049

W OM w Polsce powołaliśmy również Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w następujący sposób:

  1. adres e-mail: info.pl@ompolska.org
  2. na adres korespondencyjny Stowarzyszenia

II CELE I PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH

OM w Polsce przetwarza następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych:

  1. dane identyfikujące (np. imię, nazwisko, data urodzenia),
  2. dane kontaktowe (np. adres do korespondencji),
  3. dane dotyczące wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia i doświadczenia w organizacjach pozarządowych
  4. inne dane bezpośrednio związane z przygotowaniem lub predyspozycjami do pełnienia określonych zadań statutowych w Stowarzyszeniu lub innych zagranicznych podmiotach Operation Mobilisation, z którymi OM w Polsce bezpośrednio współpracuje, w tym dane traktowane przez nas jako poufne, np. dotyczące stanu zdrowia.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wolontariatu lub służby misyjnej poprzez OM w Polsce. Stowarzyszenie może przetwarzać inne Pani/Pana dane osobowe, w szczególności wizerunek, jeżeli dobrowolnie zostaną przez Panią/Pana przekazane do OM w Polsce.

OM w Polsce przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

  1. w celu przeprowadzenia rekrutacji na wolontariat oraz służbę misyjną (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
  2. w celu zawarcia umowy oraz realizacji wolontariatu, a także w celu prowadzenia zagranicznej pracy misyjnej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
  3. jeżeli wyraziła Pani/Pan zgodę, w celu prowadzenia przez OM w Polsce przyszłych rekrutacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
  4. w celu dochodzenia i obrony ewentualnych roszczeń związanych z procesem rekrutacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  5. wewnętrznych celów administracyjnych OM w Polsce, w tym zarządzania personelem, statystyki i raportowania wewnętrznego OM w Polsce (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  6. ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności przez OM w Polsce poprzez zapewnienie integralności kopii zarchiwizowanych/zapasowych/awaryjnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

III ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem danych w powyższych celach, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane:

  1. innym podmiotom Operation Mobilisation poza granicami kraju;
  2. podmiotom, które przetwarzają Pani/Pana dane osobowe w imieniu OM w Polsce na podstawie zawartej z OM w Polsce umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające);
  3. pracownikom OM w Polsce;

z zastrzeżeniem należytej ochrony danych poufnych (kat. 4).

IV OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt 2 celów przetwarzania, tj.:

  1. w zakresie realizacji procesu rekrutacji / przygotowania do wyjazdu misyjnego, w związku, z którym Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane, przez okres do czasu zakończenia realizacji procesu rekrutacji nieskutkującego zawarciem z Panią/Panem umowy, a po tym czasie dla dochodzenia ewentualnych roszczeń – do upływu okresu przedawnienia określonego przepisami kodeksu cywilnego;
  2. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest wyrażona przez Panią/Pana zgoda na przetwarzanie danych, do czasu wycofania tej zgody;
  3. w zakresie realizacji prawnie uzasadnionych interesów OM w Polsce dla wewnętrznych celów administracyjnych OM w Polsce oraz ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności przez OM w Polsce, przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów OM w Polsce stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

V PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH

W związku z przetwarzaniem przez OM w Polsce Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu:

  1. prawo dostępu do treści danych (art. 15 RODO)
  2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
  3. prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)
  5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
  6. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
  7. prawo wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

VI SPOSÓB REALIZACJI PRAW

Jest Pani/Pan uprawniona/y do zgłoszenia realizacji swoich praw, o których mowa w punkcie V, kontaktując się ze Stowarzyszeniem w następujący sposób:

  1. adres e-mail: info.pl@ompolska.org
  2. adres korespondencyjny: Obozowa 20/234, 01-161 Warszawa

SKARGA DO ORGANU NADZORCZEGO

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez OM w Polsce Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.